Dokážete si představit, kolik času strávíte hledáním různých věcí? Vzpomínáte si na tu zastrčenou složku ve vašem počítači, kterou jste hledali čtvrt hodiny? A co vaše brýle nebo diář? Kolikrát jste věděli, že je tam někde na psacím stole (případně v kabelce), a tak dlouho jste tápali, až jste ho nakonec našli v kuchyni na ledničce (Jak se tam ksakru vůbec dostal?!).
Ano, neustálé hledání věcí (těch fyzických, ale i virtuálních) je jeden z největších zabíječů vašeho času. Ony se ty minutové výkřiky bezradnosti nasčítají a pravděpodobně by vám umožnily přečíst si každý měsíc jednu kratší knížku.
Správná organizace, jasné uspořádání a logický systém je věc čistě individuální – s tím vám bohužel nikdo nepomůže. Nicméně vyzkoušejte si různé možnosti třídění a ukládání dat, informací, složek, plochy vašeho PC, emailů, schránek a dalších věcí, se kterými přicházíte dennodenně do styku.
Pokud jsme v něčem úspěšní, není to práce, je to životní styl.
- Granatelli
Raději ještě jednou – experimentujte s různými organizačními systémy, dokud nenajdete takový, který vám skutečně vyhovuje. Vyplatí se to!
Já například využívám svoji emailovou schránku jako to-do list (tj. hezky česky „úkolníček“). Vyřešené emaily (odeslal jsem odpověď; udělal jsem akci, která tam byla zmíněna či jsem si nějaké datum zaznamenal do diáře) jednoduše smažu. Nepodstatné a hromadné emaily mažu okamžitě. Důležité zprávy (typu faktury, zrevidované rukopisy povídek apod.) přesouvám do jediné složky, kterou v emailu mám – Archiv.
Tímto systémem mám v příchozí poště, v případě všech vyřešených akcí, nula položek! Jestliže mám náročnější období a chybí mi něco dodělat, obsahuje má emailová schránka zhruba pět emailů.
Podobně fungují i mé SMS zprávy v mobilu – nepodstatné jsou ihned smazány, důležité vyřešeny a některé z nich si ukládám do složky Archiv.
Už jsem si tak nějak zvykl, že kdykoli si otevřu emailovou nebo SMS schránku, jasně vidím, co mám udělat a zároveň mám jednoduchý přístup k již splněných úkolům a dokumentům. Mně tahle forma uspořádání zpráv plně vyhovuje.
A zároveň mě to samo nutí mít prázdnou schránku, protože nic se nevyrovná stavu „nula úkolů“! 
Největším objevem mé generace je skutečnost, že lidská bytost může svůj život pozměnit tím, že k němu změní přístup.
- William James
Dobré zvyky se těžce nabývají, ale snadno se s nimi žije. Zlozvyky se snadno získávají, ale život s nimi je obtížný.
- Zig Ziglar
Ať je tedy váš systém organizace jakýkoli, pamatujte si, že 120 x 1 minuta hledání jsou zbytečně promarněné 2 hodiny …
Nebojte se komentovat články,
Zaujimavy clanok. Organizacia je dolezita obzvlast v neustale rozrastajucom sa digitalnom svete.
Organizaciu e-mailov robim tak, ze e-mailovy klient je nastaveny aby mi neoznacil automaticky e-mail za precitany. Oznacim si ho sam za precitany ked je vybaveny. E-maily nemazem pre pripad, že sa potrebujem vratit k niektoremu z nich. E-mailom ktorym je potrebne venovat zvlast pozornost si oznacujem farebne (Thunderbird to dovoluje). Ine finty opisujem v mojom clanku: http://blog.najednotku.sk/2010/02/e-mail-moze-byt-dobry-pomocnik-ale-aj.html
Já momentálně přijímám e-maily z kurzu Jak napsat knihu. Abych je nemusela zbytečně hledat mezi přijatými e-maily, jednoduše mám nastavený filtr a ony se ihned přesunují do speciální složky. Mám je tedy hned po ruce. Funguje to a je to opravdu přehledné. V doručených e-mailech mi po zkontrolování většinou nezůstává jediný mail.
Skvělý systém a skvělý tip pro ostatní účastníky emailového kurzu tvůrčího psaní Jak napsat knihu. Díky!