Jestliže jste v pracovním procesu již delší dobu, možná jste si vytvořili pár fíglů, jak na většinou monotónní práci vyzrát. Není-li to váš případ, uspořádal jsem pro vás několik tipů, jak si pracovní den zjednodušit a zefektivnit.

Nemusíte používat všechny následující rady, experimentujte s nimi! Vyzkoušejte jeden nebo dva body a sami uvidíte, jestli pro vás budou přínosem. Tento seznam je sestaven nejen z mých vlastních zkušeností, ale i z doporučení mnoha velkých kreativních guru. ;)

  1. Začněte brzy. Já vím, je to těžké, ale když přijdete do práce dříve, vychutnáte si klid – nikdo nikomu nevolá, kancelář je prázdná a vy se můžete na vše plně soustředit. Jakmile si tenhle trik osvojíte, můžete hned na začátku dne stihnout dva až tři velké úkoly. A to znamená jít domů dříve, nebo alespoň včas. :)
  2. Nastavte si časový limit. Neříkám, že byste jich měli v práci málo, ale když si řeknete, že nebudete pracovat déle jak 7 hodin denně a budete se snažit to zuby nehty dodržet, tak vás to zákonitě donutí soustředit se na ty nejdůležitější úkoly. A ty mají velkou cenu. Limity dokáží zvednout vaší produktivitu!
  3. Udělejte si krátký seznam. Prvně si vytvořte seznam všech úkolů, které máte splnit. Pak z nich vyberte 1 až 3 nejdůležitější položky, na kterých začněte ihned pracovat. Tohle opravdu funguje! Zapamatujte si – krátké seznamy opravdu podstatných věcí jsou 100x lepší, než dlouhé seznamy zbytečností. Chce to ale jistou sebekázeň, abyste se těžších úkolů nebáli a zároveň nezačali zase plnit ty méně náročné. Ty pouze zabírají čas a mají malý užitek …
  4. Omezte lákadla. Co vás nejvíce vyrušuje při práci? Pravděpodobně to bude internet, čtení, telefon a sociální sítě typu Twitter a Facebook. Omezte proto jejich používání a vše vám půjde mnohem lépe. Stanovte si třeba nějakou konkrétní hodinu, kdy se jim můžete věnovat (např. od 15:00 do 16:00). Nebo také funguje pravidlo posledních 10 minut z každé pracovní hodiny. Ale opět je důležité, abyste tyto vymezené časy důsledně dodržovali!
  5. Pište kratší emaily. Jestliže vám psaní emailů zaplňuje podstatnou část pracovního dne, bude to fungovat. Zjednodušte emaily na 3 až 5 vět. Moderní komunikace to umožňuje, lidé si zvyknou a vy se budete cítit lépe + vám tím vznikne pár volných minut, které můžete využít na důležité úkoly nebo třeba cvičení kancelářské jógy. ;)
  6. Omezte schůzky, porady a jednání. Někteří top-manažeři Googlu dělají pouze pětiminutové porady. Nutí je to být více připravenými a soustředěnými. Jestliže to ve vaší práci nejde, zkuste najít jiný lepší způsob komunikace se svými kolegy, než neustálé zasedání za kulatý stůl (Skype?). Toto pravidlo vám dokáže ušetřit hodiny volného času týdně!
  7. Zrušte papírování. Je-li to možné, přejděte na elektronickou podobu papírování, plánování času a organizace práce. Přepisování tabulek, lístečků, diářů a formulářů zabírá mnoho času. Na počítačích je to přitom většinou otázka několika málo kliknutí.
  8. Ukliďte si pracovní stůl. Tohle vám zabere pár minut, a pak budete moci být více soustředěnými a klidnějšími. Skutečně! ;)
  9. Dopřejte si čerstvého vzduchu. Každých 15 až 30 minut se zvedněte od stolu, projděte se, zhluboka se nadechněte a dopřejte svému tělu čerstvý vzduch. Tělo se vám prokrví a roztěkaná mysl zklidní. Také funguje opláchnutí obličeje studenou vodou (tohle jsem dělal v newsroomu dost často).
  10. Praktikujte soustřeďovací rituál. Není tak těžký a zabere vám pouze minutu nebo dvě – každé dvě hodiny zavřete všechny programy, uspořádejte si věci na stole, vypněte myšlenky, zavřete oči a zhluboka dýchejte. Pak se podívejte na seznam svých úkolů a v duchu si naplánujte další práci na následující dvě hodiny. Neuvěřitelně efektivní rada, kterou můžete snadno spojit s bodem “Dopřejte si čerstvého vzduchu”. ;)
  11. Naplánujte si kreativní blok. Ne každý si ho může dovolit, ale většinou všem prospívá. Každý týden si naplánujte 3 až 4hodinový kreativní blok, kdy budete pracovat jenom na tom, co vás baví a zajímá. Hrajte si s prací a užívejte si ji! Díky pravidelným kreativním blokům začnete vaši práci vnímat z trochu jiného úhlu a snižujte riziko, že vás vaše zaměstnání omrzí.

Otázky k zamyšlení

  • Baví vás vaše práce?
  • Jak zvládáte svůj běžný pracovní den?
  • Jak si můžete svoji práci zpříjemnit?
  • Zaujala vás některá z předchozích rad?
  • Máte svůj osobní trik, jak zvládnout náročný den? Podělte se o něj s ostatními a napište ho dolů do komentářů! ;)

3 komentářů

  1. Hanka Oravcová 1. 9. 2012 – 12:00

    Jeden tip mám:
    12. Nedrobečkujte! :-)

    Všimla jsem si, co času mi uplyne mezi prsty “drobečkováním”, jak tomu říkám. Ona bude porada – kde si vše můžeme efektivně shrnout – ale šéf neodolá a den (hodinu) předem jde okolo – a zeptá se: tak co, jak to jde?

    A… já mu odpovím to, co bych referovala na poradě, v kratším čase, protože srovnané. Na místo toho mu na jeho žádost předkládám “z voleje” údaje, vytržené z kontextu, v kouscích (drobečky!) .. A k tomu ještě navíc ze vzduchu (=odhadem:-) stahuju čísla a procenta úspěšnosti marketingu.

    Pak přijde porada – a tam se to dozví znovu, přesněji – ale čas na prezentaci výsledků se úplně zbytečně natáhne o vysvětlení, že tohle číslo je jinak, protože.

    Nemluvě o tom, že “vyzobáváním drobečků” se vyruším z právě konané práce, ztratím rytmus – a než jsem znovu v něm – jsou to další ztrátové časy. Přitom by stačilo domluvit se na tom, že si prostě vše povíme na té poradě – a než bude, budeme si na tom v klidu pracovat…..

    Nevím, zda je to přesně tip, který se hodí do tohoto seznamu, neboť je to princip, na kterém je třeba se domluvit s další osobou, nejen sám se sebou. Na druhé straně – domluvit se s další osobou – je práce, kterou si s tím můžeme dát – když se nepodaří, protože druhá osoba nespolupracuje, nebude výsledek jiný, než když se nám nepodaří dodržet některou z úmluv sám se sebou…

    A navrch – “drobečkujeme” i sami, bez zásahu zvenčí. Je to ve chvíli, kdy děláme kus práce odtud a pak zas odjinud – místo, abychom si je spojili v delší, smysluplnější – a hlavně efektivnější bloky.

  2. Katerina Dehningová 28. 2. 2013 – 22:06

    Se vsemi body naprosto souhlasim a mam je dokonce vyzkousene, a tak vim, ze funguji :)
    Prace me nekdy bavi, nekdy nebavi :)
    Vetsinou pracovni den zvladam a stihnu vice, nez si naplanuji.
    Praci si zprijemnuji hudbou. Maloktery den pracuji bez hudby. K ruzne praci, mam ruzne druhy hudby.
    Nejvice zapolim s bodem 9. a 10., teprve posledni dva roky si delam pravidelnou prestavku na obed.
    No nic, polepsim se :)
    Navazuji na Hanku, bodem c. 13: ja bych doporucila nic neodkladat dle hesla “co muzes udelat dnes, neodkladej na zitrek.” To mi pomaha denne!
    Opet diky, Rene, za zamysleni nad pracovnim dnem.

  3. Alena 1. 3. 2013 – 10:28

    Prechádzky sú zdrave vraj vďaka viac kyslíku zvyšujú hormon tvorivosti.

Vložit komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *